Как заверить акты и схемы от имени организации

В проекте ГИС УСД предусмотрено подписание документации с использованием машиночитаемой доверенности — МЧД. Ниже — порядок подготовки и проверки результата, который нужно применять вместе с инструкцией, выданной при подключении.

1. Уточните требования к подписи

Получите у ответственного за подключение сведения о поддерживаемом виде электронной подписи, сертификатах и способе подписания. Уточните, выполняется ли операция внутри системы или требуется загрузка заранее подписанного файла. Не устанавливайте программы и расширения по инструкциям для других платформ.

2. Проверьте полномочия подписанта

Определите, кто вправе подписывать конкретный акт, схему или другой документ. Учётная запись с доступом к объекту сама по себе не подтверждает такие полномочия. Для сотрудника, действующего по доверенности, проверьте необходимость МЧД, её срок, статус и перечень разрешённых действий. Общие правила приведены в разъяснениях ФНС об электронной подписи и МЧД.

3. Подготовьте рабочее место

По инструкции системы настройте средство электронной подписи и необходимые компоненты. Проверьте, что сертификат доступен, срок его действия не истёк и он принадлежит нужному подписанту. Если используется ключевой носитель, убедитесь, что компьютер его распознаёт. Подписант должен использовать собственный ключ.

4. Проверьте окончательную редакцию

Откройте документ и сверьте объект, номер, дату, содержание и приложения. Убедитесь, что замечания устранены и документ готов к подписанию по установленному маршруту. Подпись относится к конкретному содержимому файла: последующие изменения требуют оформления новой редакции и её подписания.

5. Выполните подписание

Следуйте действующему руководству ГИС УСД. Если предлагается выбор сертификата, проверьте владельца и срок действия. Укажите или привяжите МЧД способом, предусмотренным системой, когда она требуется. Перед подтверждением убедитесь, что подписываете именно проверенную редакцию.

6. Убедитесь в результате

Проверьте наличие подписи и доступный результат её проверки. Если документ подписывают несколько участников, убедитесь, что процедура завершена всеми необходимыми лицами. При ошибке сохраните её текст, время операции и идентификатор документа для поддержки.

Результат — нужная редакция документа с проверяемой электронной подписью уполномоченного лица. Само нажатие команды подписания ещё не подтверждает успешное завершение операции.

Подробнее: https://mosregdata.ru/article/gis-usd