Как оформлять и согласовывать документы по выполненным работам
Для исполнительной документации в проекте ГИС УСД предусмотрена подсистема «ИТД». Она должна обеспечивать работу с общим и специальными журналами работ, реестрами исполнительных схем, актов и комплектов документации.
Актуальное открытое руководство пользователя подтвердить не удалось. Поэтому ниже — рекомендуемый порядок организации работы, который необходимо сопоставить с инструкциями вашей организации и заказчика после подключения.
1. Определите состав комплекта
Согласуйте с заказчиком перечень документов для конкретного объекта и этапа работ: какие акты, схемы, журналы и приложения нужно представить. Назначьте ответственного за каждый документ и проверку комплектности. Не используйте один перечень без уточнений для всех видов работ.
2. Подготовьте документы
Проверьте наименование объекта, реквизиты договора, обозначения работ, даты и сведения об участниках. Убедитесь, что приложения относятся к нужному акту, а схемы отражают выполненные работы. Сведения в связанных документах должны быть согласованы между собой.
3. Уточните форматы и правила размещения
До загрузки получите требования к форматам, размерам и наименованиям файлов. Уточните, какие документы создаются внутри системы, какие загружаются и где требуется структурированный электронный формат. Не считайте скан подписанного листа универсальной заменой электронному документу.
4. Проверьте привязку и комплектность
При размещении по действующему руководству убедитесь, что выбран правильный объект, договор и этап работ, если такие поля предусмотрены. Проверьте читаемость файлов, наличие приложений и отсутствие дублей. Загрузка файла сама по себе не подтверждает его согласование.
5. Отработайте замечания
Передавайте комплект по установленному маршруту проверки. Для каждого замечания фиксируйте ответственного и срок исправления. Вносите изменения способом, предусмотренным системой, сохраняя прослеживаемость редакций. Перед повторной отправкой проверьте, не затронули ли исправления связанные акты и схемы.
6. Проверьте подписание и результат
Уточните состав подписантов, требования к электронной подписи и подтверждению полномочий. После прохождения маршрута убедитесь, что получены все необходимые подписи и зафиксирован итоговый результат. Порядок выгрузки и хранения согласуйте с заказчиком.
Завершённый комплект — это проверенные документы с необходимыми приложениями, устранёнными замечаниями и подтверждённым прохождением установленной процедуры.
Подробнее: https://mosregdata.ru/article/gis-usd
